Guide essentiel pour les entreprises : Directives finales de l'ICO concernant les dossiers d’employé et la protection des données
La gestion des données des employés est une responsabilité fondamentale pour les entreprises, non seulement pour assurer le bon déroulement des opérations, mais aussi pour maintenir la conformité avec les lois sur la protection des données. Le Bureau du Commissaire à l'information (ICO) du Royaume-Uni a publié ses directives finales sur les dossiers d’employé, fournissant un cadre clair à suivre pour les entreprises.
Pourquoi les dossiers d’employé sont-ils importants ?
Chaque entreprise collecte et stocke un large éventail de données sur ses employés, allant des dossiers personnels et des informations sur les salaires aux dossiers de formation et aux évaluations de performance. Ces dossiers permettent de gérer efficacement la main-d'œuvre, mais ils contiennent également des informations personnelles sensibles. Le règlement général sur la protection des données du Royaume-Uni (RGDP du Royaume-Uni) et la loi sur la protection des données de 2018 (DPA 2018) fixent des exigences strictes quant à la manière dont ces informations doivent être traitées.
Principes clés de la protection des données
Les entreprises doivent traiter les données des employés de manière équitable, légale et transparente. Cela signifie qu'elles ne doivent utiliser les données personnelles que de la manière dont les employés peuvent raisonnablement s'attendre à ce qu'elles soient utilisées, sans causer de préjudice inutile. Chaque donnée collectée doit avoir une raison claire et légale, qu'il s'agisse de conformité légale, d'obligations contractuelles ou de besoins commerciaux légitimes. La transparence est tout aussi importante. Les employés doivent toujours savoir quelles données sont collectées, pourquoi elles sont nécessaires et combien de temps elles seront conservées.
Déterminer la base légale pour la conservation des dossiers
Pour conserver légalement les dossiers des employés, les entreprises doivent identifier une base légale valide en vertu du RGPD du Royaume-Uni. Il existe six bases légales pour le traitement des données à caractère personnel, et aucune base n'est supérieure à une autre. La base appropriée dépend de la nature spécifique des données traitées et de la relation employeur-employé. Dans certains cas, plusieurs bases légales peuvent s'appliquer, ce qui doit être documenté dès le départ.
Des garanties supplémentaires sont nécessaires pour les informations particulièrement sensibles telles que les données relatives à la santé, à l'origine ethnique ou à l'appartenance syndicale d'un employé. Les employeurs doivent remplir les conditions spécifiques énoncées à l'article 9 du RGPD du Royaume-Uni et à l'annexe 1 de la DPA 2018 avant de traiter ces données de catégorie spéciale. De même, les informations relatives aux condamnations ou infractions pénales ne peuvent être traitées que dans des conditions strictes, garantissant que les entreprises ne conservent pas illégalement ces dossiers.
Les limites du consentement dans le domaine des données relatives à l'emploi
Bien que le consentement soit l'un des fondements légaux du traitement des données à caractère personnel, il n'est généralement pas l'option la plus fiable dans un contexte professionnel. Le déséquilibre des pouvoirs entre employeurs et employés signifie que le consentement peut ne pas être donné librement, car les employés peuvent se sentir obligés d'accepter la collecte de données. En vertu du RGPD du Royaume-Uni, le consentement doit être explicite, éclairé et révocable à tout moment sans conséquence. Compte tenu de ces contraintes, il est conseillé aux entreprises de s'appuyer sur d'autres bases juridiques, telles que les intérêts légitimes ou les obligations légales, le cas échéant.
Meilleures pratiques en matière de conformité
Pour se conformer aux directives de l'ICO et se forger une réputation d'employeur digne de confiance, les entreprises doivent prendre des mesures proactives pour garantir leur conformité. Tout d'abord, elles doivent établir des politiques claires de conservation des données qui précisent combien de temps les dossiers des employés seront conservés et dans quelles circonstances ils seront supprimés. Deuxièmement, elles doivent fournir à leurs employés des avis de confidentialité complets détaillant la manière dont leurs informations sont utilisées. Des audits réguliers doivent également être effectués pour évaluer si les données sont traitées conformément aux exigences légales. En outre, les entreprises doivent mettre en œuvre des mesures de sécurité robustes pour protéger les dossiers des employés contre tout accès non autorisé ou toute violation.
L'avantage commercial d'une protection solide des données
Au-delà de la conformité réglementaire, des pratiques solides de protection des données améliorent la réputation d'une entreprise et contribuent à une culture positive sur le lieu de travail. Les employés sont plus susceptibles de faire confiance à une organisation qui accorde la priorité à leur vie privée et gère leurs données personnelles de manière responsable, et de s'engager auprès d'elle. En outre, le fait de démontrer le respect des lois sur la protection des données peut atténuer le risque de litiges juridiques et de sanctions réglementaires, ce qui assure la stabilité à long terme de l'entreprise.
Comme le précise le guide final de l'ICO, la gestion des dossiers d'emploi n'est pas seulement une obligation légale, c'est aussi l'occasion pour les entreprises de se distinguer en tant qu'employeurs éthiques et tournés vers l'avenir.
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Article de Nathalie Pouderoux, Consultante pour Gerrish Legal